Manual de Ágora TPV: guía práctica paso a paso

Ágora tiene dos partes que conviene distinguir: el punto de venta, donde los camareros cobran y envían comandas, y la administración, una aplicación web desde la que se gestionan productos, precios, usuarios, impresoras e informes. Además, en el equipo que hace de servidor está el Monitor de Ágora (el icono de Ágora junto al reloj de Windows), desde el que se activan licencias, se hacen copias de seguridad y se actualiza el programa.

Los menús que citamos siguen el manual oficial; según tu versión y tus módulos pueden variar ligeramente.

Requisitos mínimos de Ágora

Para que Ágora funcione correctamente, el equipo que lo ejecuta debe cumplir como mínimo:

• Sistema operativo: Windows 10 o superior de 64 bits.
• Procesador: compatible x64, de 3 GHz como mínimo.
• Memoria: 8 GB DDR4.
• Pantalla: resolución mínima de 1024×768; se recomienda táctil.
• Disco: 10 GB libres.
• Impresora de tickets y comandas: compatible con ESC/POS de Epson. Para informes, cualquier impresora láser o de inyección.

La administración, las comanderas, los monitores de cocina y la aplicación de almacén son aplicaciones web: Ágora soporta oficialmente las últimas versiones de Chrome y de Safari en iOS. Los TPV Ágora X100 y X300 cumplen estos requisitos de serie.

Modos de instalación: monopuesto, multipuesto y centralizado

• Monopuesto: todo (servidor, punto de venta y administración) en un único TPV. Es la opción si solo tienes un terminal.
• Multipuesto: varios TPV en red local. Uno hace de servidor y el resto de clientes; todos comparten la información.
• Centralizado: para cadenas o varios locales. Un servidor central gestiona catálogo, usuarios y precios, y cada local vende con su propio servidor. Requiere conexión a internet en todos los locales.

Cómo activar la licencia de Ágora

Al instalar Ágora se activa automáticamente una versión de demostración completa durante 30 días. Para seguir trabajando después, hay que activar las licencias desde el equipo servidor:

1. Abre el Monitor de Ágora y entra en Ayuda › Activar Licencia.
2. Rellena los datos de registro del negocio. No se pueden modificar tras activar la primera licencia, así que revísalos bien.
3. Introduce la licencia que te ha facilitado tu distribuidor y actívala.
4. Anota y guarda los datos de registro: los necesitarás si alguna vez hay que reinstalar Windows y reactivar las licencias.

Cada licencia queda ligada al equipo y al cliente y solo puede activarse un número limitado de veces. Si solo quieres hacer pruebas, usa la versión de demostración.

Abrir y cerrar la jornada (cierre de caja)

Ágora agrupa las ventas, cobros y movimientos de caja de cada servicio en una jornada de trabajo con su fecha de negocio, que no tiene por qué coincidir con el día natural: un servicio que acaba de madrugada sigue perteneciendo a la misma jornada.

1. El camarero se identifica en el punto de venta (con usuario y, según la configuración, contraseña, tarjeta o huella).
2. Si no hay jornada abierta, Ágora pide abrirla: se indica la fecha de negocio y, si trabajas con control de caja, el cambio inicial.
3. Se selecciona la mesa o ubicación en el plano o en el listado y se trabaja el ticket desde la pantalla de venta.
4. Al terminar, se hace el cierre de jornada. Si el local trabaja con arqueo, se cuenta el efectivo y Ágora lo compara con el importe esperado, registrando cualquier diferencia.

En multipuesto la jornada es común a todos los TPV: el primero que la abre fija la fecha de negocio y el último que la cierra completa el fin de jornada. El contenido del informe Z se configura en la ficha de cada punto de venta (Administración › Puntos de Venta).

Cómo crear o modificar un producto en Ágora

1. En la administración, entra en Administración › Productos. Desde ahí puedes buscar, crear, editar, copiar y eliminar productos.
2. Indica el nombre, la familia y la categoría, y el impuesto que le corresponde.
3. En Precios de venta pon el precio para cada centro de venta (barra, salón, terraza…) y tarifa, como producto principal, como añadido o dentro de un menú.
4. Asígnale un tipo de preparación (cocina, barra…) para que la comanda se envíe a la impresora o al monitor correcto.
5. Si procede, añade sus añadidos, formatos de venta (caña, copa, botella, media ración…) y alérgenos, y guarda.

Para colocarlo en la pantalla del TPV, usa Herramientas › Ordenar Productos en Familia o Herramientas › Configuración de Botones.

Cómo cambiar los precios en Ágora

Hay tres formas, según cuántos precios quieras cambiar:

1. Un producto concreto

Edita el producto en Administración › Productos y cambia sus precios de venta. Recuerda que el precio se introduce con o sin impuestos según cómo esté configurado cada centro de venta o tarifa.

2. Subida o bajada general de precios

1. Entra en Herramientas › Modificación Global de Precios y filtra por familia y categoría los productos que quieres cambiar.
2. Pulsa Modificar Precios, elige la tarifa y qué precios cambiar (principal, añadido, suplemento de menú o todos).
3. Indica la subida en porcentaje o en euros (un importe negativo baja los precios) y, si quieres, un redondeo.

Ejemplo: un producto de 5 € con una subida del 8 % pasa a 5,40 €; con redondeo a 0,25 queda en 5,50 €. Desde la misma pantalla, Copiar Tarifa copia los precios de una tarifa a otra (por ejemplo, de barra a terraza).

3. Con Excel

1. Exporta con Herramientas › Exportación de Precios a Microsoft Excel, eligiendo familias y categorías.
2. En la hoja Productos cambia solo los precios. No añadas ni borres filas, y escribe 0 si un producto debe valer cero: si dejas la celda vacía, Ágora pedirá el precio cada vez que se venda.
3. Importa con Herramientas › Importación de Precios desde Microsoft Excel.

Programar tarifas: hora feliz, fin de semana o terraza

Las tarifas permiten tener precios distintos para ciertos días u horas. Con el módulo de programación de tarifas activado, entra en Herramientas › Programación de Tarifas e indica, para cada punto de venta, el rango de fechas, los días de la semana y las horas en que se aplica cada tarifa. El resto del tiempo cada punto de venta usa su tarifa por defecto.

Configurar impresoras de tickets y de comandas

1. Instala primero la impresora en Windows con el controlador del fabricante. En multipuesto, en el servidor.
2. En la ficha del punto de venta (Administración › Puntos de Venta), apartado Impresión de Documentos, elige para cada documento la impresora, la plantilla, el número de copias y si se imprime siempre, nunca o preguntando. Ahí también se indica a qué impresora está conectado el cajón portamonedas.
3. En Impresión de Comandas añade las impresoras de cocina y barra, asociadas a los tipos de preparación y, si quieres, a centros de venta concretos (por ejemplo, la barra de la terraza).

Si usas plantillas ESC/POS, la impresora debe ser compatible con ESC/POS de Epson. Desde la misma ficha se configuran los periféricos: visor de cliente (por puerto serie o segunda pantalla) y balanza.

Poner en marcha un monitor de cocina

1. Conecta la pantalla a la red del local.
2. Abre el navegador y entra en http://IP-del-servidor:8983 (8983 es el puerto por defecto; se puede consultar y cambiar en la activación de módulos del Monitor de Ágora).
3. La primera vez, elige idioma y monitor de cocina.
4. El modo de trabajo (cocina de restaurante o cocina rápida) se configura en Administración › Monitores de Cocina.

Copias de seguridad de Ágora: programar y restaurar

1. En el Monitor de Ágora del servidor, entra en Datos › Copias de seguridad › Crear/Programar.
2. Marca Realizar copias de seguridad y elige la frecuencia: cada 24 horas desde la última copia o a horas fijas (si el equipo está apagado a esa hora, la hará en cuanto pueda).
3. Indica cuántas copias conservar (al superarlas se borran las más antiguas) y la carpeta donde guardarlas.
4. Para hacer una copia en el momento, usa Crear en la misma pantalla.

Para restaurar, entra en Datos › Copias de Seguridad y elige una copia programada o busca otra guardada. Restaurar sustituye todos los datos actuales y los TPV pierden la conexión unos minutos mientras se reinicia el servicio. Desde la administración también puedes configurar las copias (Herramientas › Configurar Copias de Seguridad) y descargarlas (Herramientas › Obtener Copia de Seguridad).

Cómo actualizar Ágora

Cuando hay una versión nueva, el icono de Ágora en la bandeja del sistema muestra un círculo amarillo. Haz clic en él para abrir el Monitor de Ágora y pulsa Actualizar. Solo pueden actualizar los usuarios de Windows con permisos de administrador, y durante la actualización los TPV pierden la conexión con el servidor: hazlo fuera de las horas de servicio y con una copia de seguridad reciente.

Formar a un camarero nuevo sin estropear la caja

En los parámetros de formación puedes marcar uno o varios usuarios como usuarios en formación. Pueden usar todas las opciones del punto de venta, incluso emitir facturas, pero sus documentos van a series especiales que no se mezclan con las ventas reales. Así se puede practicar en el mismo TPV en el que se trabaja.

Configurar Verifactu en Ágora

Ágora está adaptado al sistema Verifactu de la Agencia Tributaria y a TicketBAI en los territorios forales. La configuración se gestiona en Herramientas › VERI*FACTU › Configuración Verifactu, donde puedes crear, editar y eliminar configuraciones. Es una parte delicada: si tienes dudas, pide a tu distribuidor que la revise.

Manual oficial de Ágora en PDF y vídeos

El fabricante publica el manual de usuario completo de Ágora Restaurant (más de 600 páginas) en su web, en la sección de manuales, y vídeos de las operaciones más habituales en su canal de YouTube Ágora Training Channel.

Ir a los manuales oficiales de Ágora

Preguntas frecuentes sobre el uso de Ágora